Dienstleister für Technische Dokumentation finden: Wer passt zu Ihnen?

Die Qualität der Technischen Dokumentation spielt bei der Kundenzufriedenheit mit einem Produkt eine nicht zu unterschätzende Rolle. Entsprechend wichtig ist es, für die Erstellung der Technischen Dokumentation einen Partner zu finden, der das notwendige Fachwissen und Engagement mitbringt, um die notwendigen Inhalte klar und verständlich zu vermitteln. Aber auch die Abläufe und das menschliche Miteinander müssen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit passen.

Ihr Dienstleister sollte:

über viel Fachwissen und Erfahrung im Erstellen Technischer Dokumentation verfügen
die Fähigkeit besitzen, sich in Ihre Domäne einzuarbeiten und Ihre Kunden zu verstehen (er muss die Thematik allerdings noch nicht beherrschen; es ist beim Erstellen der Dokumentation sogar von Vorteil, eine ähnliche Lernkurve zu durchlaufen wie die Benutzer des Produkts)
flexibel auf Ihre Wünsche eingehen, ohne Ihnen jedoch nach dem Mund zu reden
Ihnen keine zu große Lösung verkaufen wollen, sondern die Lösung, die dem wirtschaftlichen Optimum am nächsten kommt
die zu erwartenden Kosten nicht schönrechnen und auch die späteren Kosten der Pflege und eventuellen Übersetzung einer Dokumentation im Blick behalten, denn diese sind auf Dauer fast immer der größere Posten als die initiale Erstellung

Übrigens: Sie dürfen einem Dienstleister für Technische Dokumentation durchaus einiges zutrauen. Er ist ein Spezialist auf seinem Gebiet und es gewohnt, sich rasch und zielsicher auch in eine sehr spezielle Thematik einzuarbeiten. Siehe hierzu auch: Outsourcing Technischer Dokumentation: Geht das?.

Agentur oder Freiberufler: Wer passt zu Ihrem Dokumentationsprojekt?

Im Bereich Dienstleister für Technische Dokumentation gibt es einige wenige Anbieter mit einer Firmengröße über 100 Mitarbeiter, diverse kleinere Agenturen sowie zahlreiche selbstständig und freiberuflich tätige Technische Redakteure und Redakteurinnen.

Die größten Dienstleister für Technische Dokumentation sind fast alle zugleich Anbieter für Ingenieurdienstleistungen oder Softwareentwicklung allgemein. Bei ihnen ist das Erstellen Technischer Dokumentation nur ein Teil des Portfolios. Diese Anbieter übernehmen oft in erster Linie die Dokumentation von Produkten und Projekten, an deren Entwicklung sie ebenfalls beteiligt sind. Interessant sind solche Anbieter vor allem dann, wenn genau diese Kombination aus Engineering und Dokumentation gefragt ist.
Diverse kleinere Agenturen haben sich ausschließlich auf das Erstellen Technischer Dokumentationen spezialisiert oder kombinieren die Bereiche Risikoanalyse, CE-Kennzeichnung und Technische Dokumentation. Viele konzentrieren sich dabei auf den Maschinen- und Anlagenbau, einige auch auf spezielle Branchen wie die Luftfahrtindustrie, den militärischen Bereich oder die Medizintechnik. Eine solche Agentur bietet den Vorteil, bei größeren Projekten unter Umständen auch mit mehreren Redakteuren gleichzeitig an einer Dokumentation arbeiten zu können. Allerdings ist aufgrund wechselnder Aufgabenverteilungen und möglicherweise auch Fluktuation nicht garantiert, dass dieselben individuellen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Dokumentation Ihres Produkts auch dauerhaft betreuen können. Mit einer solchen Agentur sind Sie in der Regel dann gut beraten, wenn Sie eine interne Dokumentationsabteilung flexibel durch mehrere externe Kräfte unterstützen lassen möchten.
Einige Agenturen bieten Technische Redakteure auch als Zeitarbeitskräfte an. Dies kann speziell dann eine erwägenswerte Option sein, wenn Sie die Mitarbeiter vor Ort möglichst fest in Ihre internen Arbeitsabläufe integrieren möchten oder wenn die Arbeit primär auf Zuruf erfolgen soll.
Darüber hinaus gibt es diverse Projektagenturen, die für Sie auf die Suche nach freiberuflichen Mitarbeitern gehen, dafür jedoch einen erheblichen Anteil am Honorar verlangen. Formal arbeiten die auf diese Weise vermittelten Technischen Redakteure selbstständig für die Projektagentur, haben jedoch oft über lange Zeiträume nur diesen einen Auftraggeber und bewegen sich damit teilweise am Rande der Scheinselbstständigkeit. Von den auf diese Weise vermittelten Redakteuren wird de facto oft erwartet, ähnlich einer Zeitarbeitskraft vor Ort oder nach einem bestimmten Zeitschema zu arbeiten. Ähnlich wie bei Zeitarbeitsfirmen ist dieses Modell daher in erster Linie dann geeignet, wenn Sie weitgehende Kontrolle über die einzelnen Arbeitsschritte behalten und diese nicht wirklich vollständig delegieren möchten. Eine Schwäche vieler dieser Projektagenturen ist, dass sie in erster Linie auf die Vermittlung von Software-Entwicklern spezialisiert sind und mit Technischer Dokumentation nur wenig Erfahrung haben. Damit können sie auch die Anforderungen an ein Dokumentationsprojekt und die fachliche Kompetenz eines Technischen Redakteurs mitunter nur schwer einschätzen.
Schließlich gibt es noch selbstständige Technische Redakteure und Redakteurinnen, die Sie direkt beauftragen. Dies ist oft die flexibelste, kostengünstigste Variante und schafft einen direkten, unbürokratischen und persönlichen Kontakt. Dieses Modell eignet sich gleichermaßen für Kurzprojekte (z. B. einzelne Beratungstage oder Schulungen) als auch dann, wenn Sie eine langfristige Partnerschaft mit derselben Person über viele Jahre anstreben.

Wo finden Sie einen Dienstleister für die Erstellung einer Technischen Dokumentation?

Da die Branche „Technische Dokumentation“ vergleichsweise klein ist, gibt es neben einer persönlichen Empfehlung oder einer allgemeinen Recherche im Internet nicht sehr viele Möglichkeiten, einen geeigneten Dienstleister für die Erstellung einer Technischen Dokumentation zu finden.

Ein guter Weg führt auch über einen der einschlägigen Berufsverbände. Im deutschen Sprachraum ist dies die tekom, die Gesellschaft für Technische Kommunikation. Auf der Website der tekom finden Sie u. a. eine Dienstleisterdatei für Anbieter Technischer Dokumentation. Außerdem veranstaltet die tekom jährlich eine große Jahrestagung mit mehreren Tausend Besuchern, zahlreichen Fachvorträgen und einer angeschlossenen Messe. Viele der Referenten und Referentinnen arbeiten bei Dienstleistern oder sind selbstständig im Bereich Technische Dokumentation tätig. Hier finden Sie in jedem Falle sehr kompetente Ansprechpartner, da die Vorträge auch immer einer strengen Qualitätskontrolle unterliegen. Einige größere Dienstleistungsunternehmen sind auch mit einem eigenen Stand auf der Messe als Aussteller vertreten. Allerdings vertreiben diese Anbieter fast alle gleichzeitig auch Redaktionssysteme und andere Software im Bereich der Technischen Dokumentation, sind demnach also bei einer Beratung nicht ganz neutral.

In anderen Ländern gibt es teils vergleichbare Verbände, wie z. B. die STC (hauptsächlich USA sowie Länder ohne eigenen Verband), die ISTC (United Kingdom), die JTCA (Japan) sowie diverse andere. Eine Liste finden Sie unter Organisationen mit klarem Schwerpunkt auf Technischer Kommunikation.

Woran erkennen Sie einen guten Dienstleister für Technische Dokumentation?

Wenn Sie nicht selbst im Bereich Technische Dokumentation tätig sind, ist es nicht einfach, die Kompetenz eines Anbieters von Dokumentationsdienstleistungen oder eines Technischen Redakteurs richtig einzuschätzen. Auch wenn es sich bei der Technischen Dokumentation um eine Form von Kommunikation handelt, sind nicht alle fähigen Technischen Redakteure und Redakteurinnen kommunikativ geschickte Selbstdarsteller.

Heute ist Technische Dokumentation im deutschen Sprachraum ein eigener Studiengang, der an diversen Hochschulen gelehrt wird. Daher ist rein formal die höchste Qualifikation ein Abschluss in einem dieser Studiengänge. Zusätzlich gibt es einige berufsbegleitende Weiterbildungen. Allerdings existieren die einschlägigen Studienangebote zum großen Teil noch nicht sehr lange, sodass es durchaus viele erfahrene Technische Redakteure und Technische Redakteurinnen gibt, die früher auf anderen Wegen in den Beruf hineinwachsen mussten. Zumeist haben diese Redakteure einen technischen Berufshintergrund (Ingenieure, Programmierer) oder kommen aus dem sprachlichen Bereich (Linguisten, Übersetzer).

Hinweise auf eine gute Eignung und besonderes Engagement können z. B. sein: Berufserfahrung (vergangene Projekte, Aufgaben, Branchen), Veröffentlichungen in Fachmedien und Vorträge auf Fachtagungen, Engagement in Fachgremien von Verbänden wie der tekom, Empfehlungen durch Kollegen sowie – nicht zu unterschätzen – Ihr ganz persönlicher, subjektiver Eindruck.

Tipp: Fragen Sie Dienstleister, worauf sie in einem Projekt Wert legen und welche Projekte sie bereits in der Vergangenheit bearbeitet haben. Dann merken Sie recht schnell, ob die jeweiligen Personen kompetent sind und zu Ihnen passen. Ein sehr gutes Zeichen ist es grundsätzlich, wenn Ihnen auch der Dienstleister seinerseits viele Fragen stellt, bevor er Ihnen einen ersten Lösungsvorschlag unterbreitet. Dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er – ähnlich wie er versucht, Sie und Ihr Anliegen genau zu verstehen – auch versuchen wird, den Wissensbedarf Ihrer Kunden genau zu verstehen. Dann wird er auch für Ihre Dokumentation eine Lösung finden, die nicht möglichst gut zu ihm selbst passt, sondern zu Ihnen und Ihren Kunden.

Welche Informationen benötigt ein Dienstleister für Technische Dokumentation bei einer Anfrage von Ihnen?

Wenn Sie bei einem Dienstleister die Erstellung oder Überarbeitung einer Technischen Dokumentation anfragen, benötigt der Dienstleister in der Regel folgende Informationen, um Ihr Projekt fundiert einschätzen und das bestmögliche Vorgehen vorschlagen zu können:

Kurze Info zum zu beschreibenden Produkt. Idealerweise mit ein paar Fotos/Zeichnungen/Screenshots.
Kurze Info zur Zielgruppe des Produkts im Allgemeinen und zur Zielgruppe der zu erstellen Dokumente im Speziellen.
Sofern vorhanden eine bereits existierende Vorläuferversion der Dokumentation (zumindest ein paar Auszüge oder Screenshots, auch dann, wenn zukünftig alles ganz anders werden soll).
Welche Dokumente sollen neu erstellt oder überarbeitet werden?
Wann soll die zu erstellende Dokumentation fertig sein?
Soll die Dokumentation mit einem bestimmten Redaktionssystem erstellt werden?
Soll die Dokumentation entsprechend einer bestimmten Struktur erstellt werden (z. B. DocBook, DITA, S1000D)?
Muss die zu erstellende Dokumentation auch übersetzt werden? Wenn ja, in welche Sprachen?
Welchen Umfang wird die zu erstellende Dokumentation in etwa haben? (Eine spontane Schätzung in A4-Seiten genügt. Es geht dabei lediglich um die Größenordnung.)

Welche Punkte sind wichtig im Angebot eines Dienstleisters für Technische Dokumentation?

Die offenkundigsten Punkte in einem Angebot für die Erstellung einer Technischen Dokumentation sind sicherlich:

Zielbeschreibung: Ist klar definiert, was erstellt werden soll und an welche Zielgruppe sich die zu erstellenden Dokumente richten?
Leistungsumfang: Was müssen Sie selbst bereitstellen, welche Aufgaben übernimmt der Dienstleister?
Kosten und Zahlungsbedingungen: Stundensatz oder Festpreis (ein Festpreis ist nur in Ausnahmefällen zu empfehlen). Ist der Aufwand realistisch eingeschätzt oder „schöngerechnet“? Werden Zwischenrechnungen gestellt (Abschlagszahlungen)?
Zeitplan: Ist die Zeitplanung realistisch und passt sie zu ihrer eignen Terminplanung? Können auch Sie den Zeitplan ihrerseits einhalten? Können Sie zu den vorgesehenen Zeitpunkten die erforderlichen Informationen und den zur Erstellung der Dokumentation erforderlichen Produktstand einschließlich eventueller Daten bereitstellen?

Beachten Sie aber auch folgende weniger offenkundige Punkte, die ein gutes Angebot beantworten sollte:

Speziell bei größeren Dienstleistern: Welche Mitarbeiter werden konkret für Sie tätig werden? Welche Qualifikationen besitzen diese Personen? Werden Ihnen dieselben Bearbeiter auch langfristig für spätere Aktualisierungen der Dokumentation zur Verfügung stehen? Oder müssen sich dann andere Mitarbeiter erst erneut in die Thematik einarbeiten?
Mit welchem Redaktionssystem arbeitet der Dokumentationsdienstleister? Wer trägt für dieses Redaktionssystem die Lizenzkosten? Fallen im Fall einer Onlinedokumentation eventuell zusätzliche Hosting-Gebühren für Sie an? Können und möchten Sie dasselbe System nutzen, falls Sie später selbst die Dokumentation aktualisieren möchten?
Ist die Dokumentation bei Bedarf in Fremdsprachen übersetzbar? Wie ist hierbei der Übersetzungsprozess? Können die Quelldaten übersetzt werden oder nur die aus den Quelldaten generierten Dokumente (was einen erheblich höheren Übersetzungsaufwand bedeuten kann)? Werden erforderlichenfalls auch „exotische“ Sprachen mit anderen Schriften und anderer Schreibrichtung unterstützt? Oder sind Übersetzungen bei Ihnen kein Thema? Wirklich nicht? Auch nicht in 5 Jahren? Sind Sie sicher?
Erhalten Sie nach Projektabschluss oder bei einem vorzeitigen Ende der Zusammenarbeit nicht nur die erstellten Dokumente, sondern auch deren Quelldaten in vollständiger Form, so wie diese im Redaktionssystem vorliegen? Beachten Sie, dass diese Quelldaten neben den sichtbaren Inhalten wie Texten, Bildern, Videos etc. oft auch sehr wertvolle Metadaten enthalten. Eine ausweichende Aussage, dass sich „alles nach Word exportieren lässt und dann in einem anderen System wieder importiert werden kann“ deutet mit ziemlicher Sicherheit darauf hin, dass genau diese Metadaten bei einem Systemwechsel verloren gehen werden.
Welche Rechte erwerben Sie an den erstellten Inhalten und Daten? Dürfen Sie diese in beliebiger Form, in beliebigen Medien und in beliebiger Auflagenhöhe veröffentlichen? Dürfen Sie sie bei Bedarf weiterverkaufen? Dürfen Sie sie bearbeiten und auch in geänderter Form veröffentlichen und weiterverkaufen? Dürfen Sie sie übersetzen und auch übersetzte Fassungen veröffentlichen und weiterverkaufen? Müssen Sie den ursprünglichen Urheber nennen und falls ja, wo, in welcher Form und wie lange? Gibt es irgendwelche versteckten zusätzlichen Lizenzkosten?

Letztlich ist bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters für die Erstellung einer Technischen Dokumentation zudem auch Ihr persönliches „Bauchgefühl“ wichtig. Schließlich müssen Sie vertrauensvoll, gerne und im besten Fall langfristig zusammenarbeiten.

Tipp: Klein anfangen

In der Praxis müssen Sie nicht sofort mit einem Großauftrag ins volle Risiko gehen. Beginnen Sie Ihre Zusammenarbeit mit dem Dokumentationsdienstleister am besten schrittweise und mit einer Ausstiegsmöglichkeit als „Plan B“, falls sich die Sache doch nicht so gestaltet wie erhofft. Hierfür bieten sich insbesondere folgende Möglichkeiten, die Sie auch kombinieren können:

Workshop zur Bestandsaufnahme und erster Lösungsvorschlag: In der Regel ist ein Tag (6 bis 8 Stunden) der richtige Zeitrahmen für diesen Schritt. Sollten Sie wider Erwarten von der Kompetenz des Anbieters nicht überzeugt sein oder auch der Dienstleister merken, dass sich seine Kompetenzen nicht ausreichend mit den Anforderungen decken, können Sie nach diesem Workshop die Zusammenarbeit schmerzfrei beenden, indem Sie sie schlicht nicht fortsetzen. Immerhin haben Sie dann eine externe Einschätzung zu Ihrem Projekt und bereits einen ersten Lösungsansatz.
Konzeptionsphase: In den allermeisten Fällen spart es in Summe viel Arbeit und führt zu deutlich besseren Ergebnissen, ein Dokumentationsprojekt nicht einfach „ins Blaue“ zu starten, sondern mit einer Reihe systematischer Vorüberlegungen zu beginnen. Ergebnis ist dann ein (möglichst kurz und kompakt gehaltenes) Konzept für die Lösung, eventuell bereits mit einem ersten inhaltlichen Strukturentwurf. Der Aufwand für diesen Schritt variiert von wenigen Stunden bis zu mehreren Wochen, je nach Projektumfang und Komplexität. Sollten Sie wider Erwarten mit der Zusammenarbeit nicht zufrieden sein, haben Sie nach Abschluss dieses Schritts zumindest eine solide Grundlage, auf der Sie selbst oder ein anderer Dokumentationsdienstleister weiter aufbauen können.
Prototypische Umsetzung: Oft besteht eine zu erstellende Technische Dokumentation aus mehreren Bestandteilen. In einem solchen Fall können Sie zunächst lediglich die Erstellung eines einzelnen Dokuments beauftragen. Ideal geeignet hierfür ist ein kürzeres Dokument, bei dem zugleich der fachliche Einarbeitungsaufwand für den Autor vergleichsweise gering ist. Sollten Sie wider Erwarten mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, können Sie die Zusammenarbeit nach Fertigstellung dieses Dokuments wieder beenden.

Wenn Sie diese Möglichkeiten außerdem noch mit einer stundenbasierten Abrechnung der Leistungen kombinieren (Dienstleistungsvertrag statt Werkvertrag), ist Ihr Risiko als Auftraggeber minimal.